Solicitudes con seguimiento
Cada solicitud de ayuda económica con su operador asignado, su estado y su historial. Cualquiera puede contestarle al asociado en qué quedó.
El problema
Lo que pasa en una mutual
Lo que pasa en una mutual
que cobra con planillas
No es falta de orden ni de gente. Es que el trabajo que debería hacer un sistema lo está haciendo el personal, todos los meses.
«Cada operador tiene su planilla»
Las solicitudes viven repartidas entre archivos y casillas de correo. Cuando un asociado llama, primero hay que averiguar quién lo atendió.
«¿En qué quedó mi solicitud?»
Sin un estado a la vista, contestarle al asociado lleva una ronda de consultas internas. Y mientras tanto, la ayuda económica se la da otro.
Armar los débitos lleva un día entero
Cruzar cuotas, fechas de cobro y datos bancarios a mano, con el riesgo de que alguna cuota quede afuera del archivo y no se cobre.
Las devoluciones se pasan renglón por renglón
El banco devuelve un archivo de texto que alguien transcribe a Excel. Días de carga en cada rendición, y cada renglón es una oportunidad de error.
La mora se reclama cuando alguien se acuerda
Sin listados al día, el reclamo depende de la memoria y del tiempo que sobre. Lo que no se reclama a tiempo, se cobra tarde o no se cobra.
«Si falta Marta, no se cobra»
El proceso vive en la cabeza de una persona y en una planilla que sólo ella entiende. Cuando se toma vacaciones, la cobranza se frena.
Todo esto se automatiza.
Y no hace falta cambiar cómo trabaja la mutual.
La solución
Un sistema hecho para
Un sistema hecho para
cómo cobra su mutual
No es un paquete de diecinueve módulos que hay que aprender. Es lo que su mutual necesita, con los formatos de su banco y sus líneas de ayuda.
El correo, dentro del sistema
Los mails de cada solicitud se reciben y se envían desde la ficha. Se terminan las conversaciones perdidas en la casilla de un operador.
Débitos por fecha de cobro
El archivo de débitos para el banco se genera solo, según la fecha de cobro de cada asociado. Sin cuotas que queden afuera.
Devoluciones del banco a Excel
Arrastra el .txt que devuelve el banco y sale la planilla lista. Lo que
antes eran días de carga, ahora es un momento.
Mora al día
Quién debe, cuánto y desde cuándo, en el momento. El reclamo deja de depender de que alguien se acuerde.
Integrado con lo que ya usa
Convive con su sistema contable y exporta a Excel lo que necesite. No hay que reemplazar nada que hoy funcione.
Caso real
Ya lo hicimos:
Ya lo hicimos:
del archivo del banco a la planilla
Mutual · Ayudas económicas
Dos días de carga
Dos días de carga
convertidos en un arrastre
Las devoluciones de los bancos se pasaban a Excel registro por registro, y cada operador llevaba las solicitudes en su propia planilla y su propia casilla.
Ahora todo está en un solo lugar: las solicitudes con su historial y
sus mails, los débitos armados según la fecha de cobro y las devoluciones que se
convierten solas.
Antes
Dos días cargando registro por registro
Ahora
Arrastra el
.txt del banco y sale la planilla lista
Lo que resolvió el sistema
- Solicitudes centralizadas. Toda solicitud, con su historial, en un lugar.
- Mails en la ficha. Nada queda en la casilla de un operador.
- Operadores. Cada uno ve y gestiona lo suyo.
- Débitos automáticos. Se generan y se envían según las fechas de cobro.
-
Devoluciones. Del
.txtdel banco a Excel, sin tipear. - Control de mora. Quién debe y desde cuándo, a la vista.
Lo que se pregunta antes de llamarnos
Las dudas razonables
Depende del alcance, y por eso el relevamiento es sin cargo: de ahí sale una
propuesta con precio y plazo cerrados, por escrito. Trabajamos por proyecto y
no con horas abiertas. Y no paga módulos que no va a usar: si hoy lo que le
duele es la cobranza, arrancamos por ahí. Al sistema se suma un abono mensual
de mantenimiento, que se detalla acá abajo.
Sí, un abono mensual de mantenimiento, aparte del sistema. Cubre el soporte,
las copias de seguridad y los ajustes del día a día, y dos cosas que sostienen
al sistema con el tiempo. La primera es la auditoría periódica de los
datos: revisamos que los informes salgan con información real,
corrigiendo errores de carga y verificando que las actualizaciones del hosting
o del navegador no cambien los resultados sin que nadie se entere. La segunda
es la protección contra ataques: el sistema queda detrás de
Cloudflare, la misma barrera que usan los bancos, que filtra el tráfico antes
de que llegue al servidor y mantiene los datos de los asociados fuera del
alcance de terceros.
No. Este sistema se ocupa de la operación —solicitudes, débitos, devoluciones y
mora— y convive con el contable que ya tiene. Si le sirve, exporta la
información en el formato que su contador necesite, para no cargarla dos veces.
Cada banco tiene su formato de archivo para los débitos y las devoluciones. En el
relevamiento vemos con qué bancos trabaja la mutual y el sistema se arma con esos
formatos. Por eso es a medida: no le pedimos que se adapte al programa.
Sí. Importamos los asociados, las solicitudes y las cuotas desde las planillas o
el sistema que ya usa. Se hace en paralelo: sigue trabajando como hoy hasta que
el sistema está probado con sus datos reales.
El sistema es suyo, con su código, su base de datos y su documentación. Si
mañana decide que lo siga otro equipo, se lo puede llevar.
Cuéntenos cómo cobra hoy su mutual
Miramos cómo llevan las solicitudes, los débitos y la mora, y le decimos qué se puede automatizar, qué no conviene tocar y cuánto costaría. Si su caso no justifica un sistema, también se lo decimos.